Należy pamiętać, że podatek VAT jest podatkiem terytorialnym. Przepisy mówią więc, w którym kraju wspólnoty należy rozliczyć podatek VAT. W ramach dostawy towarów rozliczana jest ona jako wewnątrzwspólnotowa dostawa WDT. Świadczenie usług jest natomiast rozliczane w procedurze odwrotnego obciążenia reverse charge, gdzie do rozliczenia podatku VAT w Niemczech zobowiązany jest nabywca, czyli podmiot niemiecki.
Czynności, w ramach których miejscem opodatkowania jest terytorium Niemiec
Transport to pierwsza z powyższych branż, w ramach których zasadą jest, że jest od opodatkowany w miejscu, gdzie się odbywa w tym dokładnie z uwzględnieniem pokonanych odległości. Trasę pokonywaną na przykład z Poznania do Paryża należy rozliczyć proporcjonalnie za pokonaną odległość na terenie Niemiec w stosunku do ogólnego przewozu.
Kolejną branżą, w ramach której polska firma będzie miała obowiązek rejestracji do VAT w Niemczech będzie szeroko pojęta branża nieruchomości, jak i usługi budowlane. Są one opodatkowane zwykle w miejscu położenia danej nieruchomości. W przypadku tego typu czynności bardzo często ma zastosowanie również procedura odwrotnego obciążenia. Ponadto kolejnymi dziedzinami gospodarki będzie import towarów z odprawą celną na terytorium Niemiec, jak również dostawa towaru z terytorium Niemiec.
W powyższych sytuacjach polska firma będzie nie tylko zobowiązana do rejestracji do VAT w Niemczech, ale też będzie podlegać ona niemieckiej ustawie o VAT.
Co oznacza podlegać niemieckiej ustawie o VAT?
W związku z podleganiem polskiej firmy niemieckiej ustawie o VAT, staje się ona niemieckim podatnikiem, a to oznacza, że zobowiązana jest ona do składania wstępnych comiesięcznych lub kwartalnych deklaracji oraz rocznej deklaracji Umsatzsteuererklärung. Należy pamiętać, że w roku rejestracji do VAT w Niemczech oraz w roku następnym firmy zobowiązane są do składania miesięcznych deklaracji wstępnych.
Kilka słów o numerach do celów podatkowych w Niemczech
Na terenie Niemiec obowiązują dwa różne numery, które służą do celów podatkowych. Pierwszym z nich jest Steuernummer (St.-Nr.). Ten numer służy do identyfikacji dla celów wewnątrzkrajowych transakcji, czyli dokładnie dotyczący transakcji niemieckich. Drugim numerem jest Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Ust-IdNr.). Numer ten służy podatnikom dokonującym wewnątrzunijnych transakcji. W przypadku polskich realiów podatnicy mają możliwość korzystania z numeru VAT-UE służący do transakcji dokonywanych w UE. Nie każda polska firma wnioskuje o jego nadanie. Tak samo sprawa wygląda w przypadku niemieckich podatników, którzy nie muszą wnioskować i posiadać numeru USt-IdNr.
Trzy urzędy skarbowe w Niemczech
Polskie firmy niemające siedziby w Niemczech zobowiązane są do rejestracji w którymś z trzech urzędów skarbowych (Finanzamt).
- Urząd Skarbowy w Oranienburgu – ten rejestruje polskie firmy, których nazwa lub nazwiska rozpoczynają się na litery H-M.
- Urząd Skarbowy w Cottbus – rejestruje podatników, których nazwiska zaczynają się na litery N-Ż.
- Urząd Skarbowy w Hameln – jest właściwy dla podatników, których nazwiska zaczynają się na litery A-G.
Jeśli chodzi o czynności opodatkowane w Niemczech, to są one warunkiem rejestracji firmy. Nawet jeśli firma dokonała jedynie zakupu w Niemczech, a jednocześnie zapłaciła podatek VAT, może wystąpić o jego zwrot Value-Added Tax Refund. Wnioski o zwrot podatku składane są drogą elektroniczną przez polskie organy skarbowe.
Jak przebiega rejestracja do VAT w Niemczech?
Rejestracja do VAT w Niemczech charakteryzuje się stosunkowo dużą sprawnością. Procedura przebiega w większości drogą elektroniczną poprzez e-mail. Przedsiębiorcy budowlani muszą wypełnić odpowiedni dodatkowy kwestionariusz, ale też nie mogą zapomnieć o dostarczeniu certyfikatu rezydencji, jak również kopii z rejestru KRS.
Biorąc pod uwagę inne firmy (niebudowlane), wystarczające jest wysłanie zgłoszenia na mail danego urzędu skarbowego. W odpowiedzi urząd skarbowy przekazuje informacje dotyczącą dokumentów, jakie należy przesłać. Kolejno rejestrującym przesłany zostaje numer Steuernummer.
Należy pamiętać, że jeśli dokona się rejestracji do VAT w Niemczech, rozliczenia podatkowe można składać wyłącznie drogą elektroniczną. Podatnicy korzystają w tym wypadku ze specjalnej aplikacji ELSTERFormular, do której należy się zarejestrować bezpłatnie. Więcej informacji na ten temat można znaleźć na www.elster.de. Czas trwania rejestracji zależny jest od tego, czy potrzebne dokumenty zostaną złożone w komplecie. Można przyjąć, że proces rejestracji do VAT w Niemczech zajmuje od 4 do 6 tygodni.
USt-IdNr.
Rejestracja do celów podatkowych wiąże się z uzyskaniem numeru Steuernummer. Jednocześnie można w tym czasie zawnioskować o nadanie niemieckiego numeru VAT dla celów transakcji wewnątrzwspólnotowych (Ust-IdNr.). Jeśli przedsiębiorca zamierza dokonywać unijnych transakcji z terytorium Niemiec, numer ten jest koniecznością. Polski podmiot posługuje się w tym wypadku na fakturach niemieckim numerem do celów VAT. O (Ust-IdNr.) nie trzeba wnioskować od razu przy rejestracji. Wniosek można złożyć w każdej chwili. Składa się go w Centralnym Federalnym Urzędzie Podatkowym (Bundeszentralamt für Steuern).
Można dokonać tego również za pośrednictwem internetu, wypełniając wniosek na stronie www.formulare-bfinv.de, albo za pośrednictwem tradycyjnej poczty. Wszelkie dodatkowe informacje na ten temat można uzyskać na stronie Bundeszentralamt für Steuern.
Jak wygląda samodzielna rejestracja do VAT w Niemczech?
Jak już zostało to wspomniane, procedura rejestracji do VAT w Niemczech nie jest skomplikowana. Polscy przedsiębiorcy nie mają z reguły problemów, aby rejestracji dokonać samodzielnie. Brak znajomości języka niemieckiego może okazać się kłopotem, dlatego w tym wypadku można skorzystać z usług specjalnych firm doradczych.
Rejestracja jest spełnieniem jednego z warunków formalnych. Warto skontaktować się z doradcą podatkowym, który ustali, czy w ogóle jesteśmy zmuszeni do rejestracji do VAT w Niemczech. Wraz z rejestracją do VAT w Niemczech przedsiębiorca zobowiązany jest do składania miesięcznych lub kwartalnych wstępnych deklaracji, a do 31 maja do złożenia rocznej deklaracji. Warto pamiętać, że podatek VAT w Niemczech oparty jest o podobny system co w innych krajach Europy, niemniej jednak nie znając konkretnych niemieckich przepisów można popełnić błąd w rozliczeniach podatkowych. Właśnie z tego powodu warto skorzystać z pomocy doradców.
Przy rozliczeniach podatkowych, jak i w ramach procesu rejestracji dobrze jest skorzystać z usług niemieckiego doradcy podatkowego (Steuerberater). Po pomoc możemy zwrócić się również do polskiego doradcy podatkowego, który specjalizuje się w sprawach polsko-niemieckich. Przedsiębiorcy dzięki takiemu działaniu mają pewność, że podjęte czynności są zgodne z prawem podatkowym, a jednocześnie też współgrają z obowiązkami podatkowymi w Polsce. Istotnym elementem każdej działalności gospodarczej w Niemczech jest tzw. optymalizacja podatkowa w Niemczech i w Polsce, dzięki której można osiągnąć oszczędność podatkową.
Jakie usługi świadczą kancelarie podatkowe w Niemczech?
Wiemy już, że na terytorium Niemiec możemy skorzystać z szerokiego zakresu pomocy zarówno w ramach rejestracji firmy, jak i kolejno spraw podatkowych, czyli dokładnie rozliczeń. Możemy w tym wypadku skorzystać z usług kancelarii, które zapewniają kompleksowe wsparcie podatkowe dla firm w Niemczech. Kancelarie te dokonują rejestracji polskich firm dla celów VAT w Niemczech. Usługi świadczone są przez kancelarie w ramach współpracy z niemieckimi doradcami podatkowymi.
Wstępne i roczne deklaracje podatkowe w Niemczech
We wstępnych deklaracjach podatkowych wskazuje się transakcje istotne z punktu widzenia podatku VAT. Na podstawie deklaracji uiszcza się należny podatek (Vorauszahlung). Od należnego podatku odlicza się podatek naliczony. Rozliczenie podatku na terenie Niemiec opiera się na podobnych zasadach co w Polsce.
Kwartał jest w Niemczech podstawowym okresem rozliczeniowym. Jeżeli kwota podatku należnego za poprzedni rok okaże się wyższa niż 7,5 tysiąca euro, okresem rozliczeniowym staje się miesiąc. Jeśli natomiast będzie ona wynosiła mniej niż 1 tysiąc euro, urząd skarbowym może zwolnić podatnika z obowiązku składania wstępnych deklaracji, a jednocześnie z uiszczania zaliczek.
Wstępne deklaracje to jedna z konieczności formalnych każdego podatnika. Obok nich należy pamiętać o złożeniu deklaracji rocznej. Ta stanowi sumę wstępnych deklaracji złożonych w danym roku. Roczna deklaracja nie może wykazywać większych odchyleń od powyższej sumy. Roczną deklarację składa się do dnia 31 maja następnego roku. Termin ten ulega wydłużeniu, jeśli firmę obsługuje doradca podatkowy. Wówczas przedsiębiorca ma czas do końca roku po roku, za który jest składania roczna deklaracja.
Od 2018 roku okresy na złożenie rocznej deklaracji VAT zostaną wydłużone. Do 31 lipca roku następnego czas będą mieli do złożenia deklaracji rocznej podatnicy nieobsługiwani przez doradcę podatkowego, a do końca lutego drugiego roku po końcu okresu rozliczeniowego (za 2018 rok do końca 2020 r.). Jeśli chodzi o formę złożenia rocznej deklaracji pozostanie ona taka sama, jak w przypadku wstępnych deklaracji. Składa się ją i będzie składało w formie elektronicznej. Nadal istnieć będą uzasadnione przypadki, gdzie podatnik może zostać zwolniony z powyższego obowiązku.
VAT w Niemczech – podsumowanie
Choć rejestracja do VAT w Niemczech, jak i rozliczenia podatkowe wyglądają podobnie jak w Polsce, na terytorium Niemiec znajdziemy w powyższych procedurach i systemie pewne różnice. Znaczącą trudnością może okazać się brak znajomości języka niemieckiego, dlatego warto korzystać z pomocy kancelarii, a jednocześnie doradców podatkowych, którzy znają się na obowiązującym prawie i bieżących przepisach. Dzięki takiej pomocy polscy przedsiębiorcy dbają o optymalizację podatkową niosącą ze sobą korzyści finansowe.