Koszty uzyskania przychdu (dla uproszczenia zwane dalej kosztami) to pojęcie, które budzi gorące emocje wśród przedsiębiorców, ale też doradców podatkowych. Organy podatkowe co chwila zmieniają interpretacje na temat tego, co kosztem być może, a co nie wprowadzając i jednych i drugich w konsternację tym głębszą im wydatek jest wyższy. Zagadnienie pozostaje o tyle istotne, że podatek jaki zapłacimy obliczany będzie od dochodu, a ten z kolei stanowi różnicę pomiędzy przychodem, a właśnie kosztami. Stąd już tylko krok do konkluzji, że wyższe koszty oznaczają niższy dochód, a ten z kolei oznacza niższy podatek.
Powrót do korzeni – Czym są koszty uzyskania przychodu
Prawo podatkowe definiuje koszty, jako wydatek poniesiony w celu uzyskania przychodu lub utrzymaniu i ochronie jego źródła. Brzmi prosto? Pozornie tak. Kosztami są te wydatki, jakie musimy ponieść aby zarobić pieniądze. Ewentualnie zarabiać je w przyszłości. Dla przykładu, możemy założyć, że aby dojechać do klienta z którym podpiszemy umowę zużywamy benzynę za którą płacimy. Aby w ogóle prowadzić działalność musimy opłacić czynsz najmu w lokalu, wyposażyć go w meble i niezbędny sprzęt, a wreszcie opłacić składki w ZUS. Te wszystkie wydatki to właśnie koszty. Czyżby zatem każda kwota, jaką wydajemy stanowiła koszt?
Czy każdy wydatek jest kosztem uzyskania przychodu?
Aby zapobiec zaliczaniu do kosztów każdego wydatku jaki tylko przedsiębiorcom przyjdzie do głowy ustawodawca wyszedł naprzeciw wyobraźni księgowych i wprowadził w ustawach podatkowych kategorie wydatków, które pomimo tego, że funkcjonalnie wiążą się z działaniem firmy nie są kosztami. Kategorie te są zresztą konsekwentnie poszerzane. I tak, art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wymienia np. koszty reprezentacji, kary i grzywny orzeczone w postępowaniu karnym lub administracyjnym, wydatki pracodawcy na działalność socjalną i wiele, wiele innych. Podobną listę zawiera art. 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych Przed dokonaniem inwestycji warto jest skorzystać z pomocy biura podatkowego aby ustalić, czy na pewno wydatek jaki czynimy będziemy mogli zaliczyć do kategorii kosztów. Pamiętajmy, że w razie wątpliwości zawsze możemy wystąpić o interpretację przepisów prawa podatkowego do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.
Nie prowadzę działalności, czy nadal mogę odliczyć koszty uzyskania przychodu?
Pracownicy etatowi nie znajdują się na przegranej pozycji. Oczywiście nie mają takiej swobody jak przedsiębiorcy w kreowaniu wysokości swoich przychodów, ale nadal ponoszą koszty (choć zryczałtowane) w celu uzyskania dochodu. Wyróżniamy koszty zwykłe oraz podwyższone. Te pierwsze dotyczą pracowników stacjonarnych, koszty podwyższone należą się zaś tym pracownikom, którzy dojeżdżają do pracy w innej miejscowości. Wskutek zmian zaproponowanych przez partię rządzącą, od października 2019 r. dotychczasowe koszty zostały podwojone i wynoszą odpowiednio – 250,00 zł miesięcznie dla kosztów zwykłych oraz 300,00 zł miesięcznie dla kosztów podwyższonych.
Koszty zryczałtowane występują także przy umowach cywilno-prawnych. Dla umowy zlecenie oraz umowy o dzieło wynoszą one 20% lub 50% (czyli podatek będzie obliczany od 80% lub 50% naszego wynagrodzenia). Z podwyższonych kosztów możemy skorzystać wtedy, gdy umowa dotyczy praw autorskich.
Koszty uzyskania przychodu nie są tytułowym magicznym workiem bez dna do którego możemy do woli wrzucać kolejne wydatki zaniżając tym samym nasz dochód. Z pewnością jednak stanowią ruchomy składnik równania służącego wyliczeniu wysokości zobowiązania podatkowego, choć w większym stopniu jego labilność widać w sytuacji przedsiębiorców niż pracowników etatowych lub najemnych.
