Rejestracja firmy w Niemczech

Zgodnie z przepisami obowiązującymi w Unii Europejskiej, każdy obywatel wspólnoty ma możliwość rozpoczęcia legalnej działalności na terytorium dowolnego z państw członkowskich. Wystarczy tylko spełnić wszystkie wymagania zawarte w przepisach danego kraju. Polscy przedsiębiorcy stosunkowo często decydują się na założenie firmy w Niemczech. W niniejszym tekście opowiemy więc, jak to zrobić.

Kto może zakładać działalność na terenie Niemiec?

Wbrew temu, co mogłoby się wydawać, założyć firmę w Niemczech może właściwie każdy. Do rejestracji nie jest nawet konieczne posiadanie stałego zameldowania na terenie tego kraju. Choć oczywiście potrzebne jest do korzystania z niemieckiego systemu podatkowego i przewidzianych w nim ulg fiskalnych. Jeśli zaś o wymagania chodzi, będą one zależeć od typu działalności, którą chcemy założyć — podobnie jak ma to miejsce w naszym kraju.

Potrzebne dokumenty

Niezależnie od tego, jaką działalność zamierzamy prowadzić, chcąc zarejestrować firmę, musimy mieć przy sobie dwustronną kopię dowodu osobistego (lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość, np. paszportu) oraz adres, pod którym firma będzie zarejestrowana. Ponadto, jeśli chcemy rozliczać się według niemieckiego systemu podatkowego, należy też przedłożyć potwierdzenie zameldowania w Niemczech. Oprócz tego dla zawodów, które tego wymagają, trzeba także przedstawić stosowne koncesje, zezwolenia i uprawnienia do ich wykonywania (dokładnie na tej samej zasadzie odbywa się to w Polsce). Część działalności wymagać będzie także wpisu do rejestru handlowego lub izby rzemieślniczej i przedłożenia stosownego zaświadczenia (listę zawodów rzemieślniczych można bez problemu znaleźć na stronie internetowej niemieckiego urzędu). Jeśli działalność tego wymaga, potrzebna będzie także umowa najmu lokalu, w którym będzie prowadzona. Niektóre zawody wymagają też zaświadczenia o niekaralności. Wszystkie dokumenty muszą być oczywiście przedstawione w języku niemieckim — jeśli wymagają tłumaczenia, musi być ono uwierzytelnione (czyli wykonane lub potwierdzone przez tłumacza przysięgłego).

Branże i zawody wymagające specjalnych pozwoleń

Jak już wspomnieliśmy, zakładanie firmy w Niemczech w niektórych przypadkach wymaga przedstawienia stosownych pozwoleń. Oto zestawienie tych branż wraz z potrzebnymi dokumentami:

• Handel detaliczny — wymagana jest zgoda na obrót bronią i amunicją, lekami, kręgowcami oraz mięsem mielonym.
• Pośrednictwo pracy — potrzebna jest zgoda Krajowego Urzędu Pracy na wysyłanie tymczasowych pracowników do wykonywania pracy zarobkowej.
• Rzemiosło (Handwerk) — do otwarcia zakładu rzemieślniczego niezbędny jest wpis do rejestru rzemieślników. Ten z kolei wymaga zdania egzaminu mistrzowskiego lub uzyskania pozwolenia wyjątkowego. Wymóg wpisu do tego rejestru nie obejmuje zakładów „przemysłowych”, cechujących się np. produkcją ze stanami magazynowymi, seryjnym procesem produkcji, ponadregionalnym rynkiem zbytu lub dużym stopniem automatyzacji.
• Przewóz osób — zezwolenie jest wymagane przy odpłatnym przewozie osób. Przy transporcie liniowym lub okolicznościowym można je uzyskać od organu właściwego dla zasięgu przewozów (np. od burmistrza lub prezydenta miasta). Przy transporcie taksówkami lub wypożyczonymi samochodami zezwoleń udziela wydział komunikacji niższego szczebla. W ich przypadku konieczne będzie też udowodnienie wykorzystywania samochodów w celu przewozów pasażerskich. Można to zrobić dzięki specjalistycznemu egzaminowi z ramienia odpowiedniej izby przemysłowo-handlowej (IHK), minimum trzyletniej udokumentowanej działalności w firmie trudniącej się drogowym transportem osób lub specjalnemu egzaminowi końcowemu w cenionym zakładzie, wymagającym dalszego kształcenia w tym kierunku albo określonych szkoleń. 
• Przewóz towarów — do transportu towarów pojazdami przekraczającymi łączną wagę 3,5 tony konieczna będzie zgoda właściwego urzędu komunikacji. Transport zagraniczny w ramach UE i państw Europejskiej Wspólnoty gospodarczej (Islandia, Liechtenstein, Norwegia) wymaga tzw. licencji wspólnotowej (EG-Lizenz). Aby uzyskać te pozwolenia, wnioskodawca musi wykazać odpowiednie kwalifikacje zawodowe lub przedłożyć zaświadczenia zdania specjalistycznych egzaminów. Ponadto urzędy sprawdzają także wiarygodność petenta i finansowe możliwości prowadzonego przezeń zakładu.

Urzędy, do których należy się udać

Chcąc założyć działalność gospodarczą w Niemczech (Gewerbe), trzeba udać się do urzędu do spraw gospodarki (Gewerbeamt). Najczęściej mieści się on w urzędzie miasta (Bürgeramt) lub ratuszu (Rathaus) — dokładne informacje na ten temat można znaleźć na jego stronie internetowej. Na miejscu należy przedłożyć wszystkie wymagane dokumenty i wypełnić stosowny formularz. Zazwyczaj robi to urzędnik na podstawie zadawanych petentowi pytań dotyczących jego danych i działalności, którą chce założyć. Trzeba przy tym pamiętać, że wymagane jest tutaj bardzo precyzyjne określenie działalności firmy w Niemczech — musi z niej jednoznacznie wynikać, czym firma będzie się zajmować (odpadają więc jednowyrazowe stwierdzenia, np. handel). Dane te są wprowadzane do systemu i następnie otrzymuje się wydruk, który należy sprawdzić pod kątem poprawności i podpisać, jeśli wszystko się zgadza. Ostatnim krokiem jest uiszczenie opłaty meldunkowej (20-30 euro zależnie od danego miasta). Można to zrobić na miejscu lub później przelewem, na rachunek wskazany przez urzędnika. Obowiązkowe jest także wykupienie ubezpieczenia w wybranym towarzystwie asekuracji.

Po zgłoszeniu firmy, o fakcie tym są automatycznie powiadamiane niektóre niemieckie urzędy. Wśród nich są urząd skarbowy (Finanzamt), izba przemysłowo-handlowa i izba rzemieślnicza (zależnie od charakteru działalności). Przynależność do izby jest obowiązkowa i niesie ze sobą konieczność opłacania składki członkowskiej. Wszelkich informacji na ten temat udzielają pisma, które przyślą poszczególne instytucje. Warto jednak wspomnieć tutaj, że ze składek zwolnione są firmy o rocznym dochodzie do 5200 euro oraz działające dopiero rok lub dwa, których roczny dochód nie przekracza 25000 euro (w drugim roku członkowie izby rzemieślniczej opłacają połowę składki). Od urzędu skarbowego zaś otrzymuje się formularz, który trzeba wypełnić i odesłać (czasem otrzymuje się go od razu przy zgłaszaniu działalności). Po jego otrzymaniu urząd wysyła niezbędny do rozliczeń podatkowych numer identyfikacji podatkowej.

Obowiązujące formy prawne działalności w Niemczech

Firma w Niemczech musi mieć konkretną formę prawną. Podczas zgłoszenia działalności przedsiębiorca jest więc zobowiązany do wyboru jednej z nich. Możliwości jest całkiem sporo, ale do grona najpopularniejszych należą przede wszystkim:

• Einzelunternehmer (przedsiębiorstwo jednoosobowe) — bardzo popularna ze względu na swobodę decyzyjną i proste rozliczenia podatkowe na początku działalności (przy zyskach do 50000 euro i obrocie nieprzekraczającym 500000 euro wystarczy do tego rachunek z nadwyżki przychodów). Warto jednak pamiętać, że przy tej formie działalności zawsze trzeba podawać swoje imię i nazwisko w stosunkach handlowych (sama nazwa firmy nie wystarczy). Poza tym, przy niskich obrotach (do 17500 euro w roku poprzednim i do 50000 euro w bieżącym), można skorzystać z regulacji dla drobnych przedsiębiorców (Kleinunternehmerregelung). Zwalnia to z opłacania VAT-u, ale uniemożliwia jego potrącenie i odliczenie. O chęci skorzystania z tych regulacji należy poinformować urząd skarbowy podczas zgłaszania działalności gospodarczej.
• Freiberufler (osoba wykonująca wolny zawód) — przedstawiciele tzw. wolnych zawodów (uznanych za takie przez urząd skarbowy) są traktowani podobnie do firm jednoosobowych.
• Kaufmann (handlowiec) — według prawa, mianem tym tytułuje się osobę prowadzącą „przedsiębiorstwo utworzone na wzór handlowy”. Tyczy się to m.in. sklepów i restauracji. W teorii zarejestrowany handlowiec cieszy się większym zaufaniem potencjalnych partnerów biznesowych. Co ważne, w korespondencji handlowej może posługiwać się tylko nazwą firmy.
• Partnerschaftsgesellschaft (spółka partnerska) — forma stworzona z myślą o przedstawicielach wolnych zawodów. Jej zaletą jest to, że nie odpowiada się własnym majątkiem za błędy partnera.
• Offene Handelsgesellschaft (spółka jawna) — przeznaczona dla handlowców.
• Gesellschaft bürgerlichen Rechts (spółka cywilna) — spółkę tego rodzaju mogą tworzyć osoby parające się wolnym zawodem lub prowadzące własną działalność gospodarczą. Warto jednak pamiętać, że w jej ramach odpowiedzialność majątkową ponosi się także za partnera.
• Gesellschaft mit beschränkter Haftung (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością) — mogą ją zakładać przedstawiciele wolnych zawodów i osoby prowadzące własną działalność. Spółka tego rodzaju dysponuje własnym majątkiem (którym odpowiada cywilnie), co wiąże z koniecznością wniesienia kapitału początkowego o wartości przynajmniej 25000 euro.
• Unternehmergesellschaft (spółka przedsiębiorców z ograniczoną odpowiedzialnością) — stosunkowo nowa forma, zwana też „mini spółką z.o.o.”. Podobnie jak jej „duża” wersja, również tutaj mamy do czynienia z ograniczoną odpowiedzialnością cywilną. Znacznie jednak zmniejszono próg kapitału początkowego — do założenia takiej spółki wystarczy 1 euro.

Podsumowanie

Zakładanie firmy w Niemczech, choć z pozoru skomplikowane i restrykcyjne, w rzeczywistości jest znacznie szybsze, niż mogłoby się wydawać. Fakt, niektóre formy działalności gospodarczej wymagają wielu formalności i dostarczenia licznych dokumentów, ale sporą część firm można założyć w mniej niż 30 dni. Ponadto jest to bardzo korzystna finansowo opcja — zarobki w euro i niższe podatki potrafią zrekompensować niedogodności, które przynosi ze sobą Gewerba w Niemczech.