Jeśli chodzi o polskich przedsiębiorców działających na terenie Niemiec, świadczących usługi, jak również wykonujący pracę na umowy o dzieło zobowiązani są do dokonania rejestracji swojej polskiej działalności gospodarczej do celów identyfikacji podatkowej. Polska firma od samego początku działania na terenie Niemiec musi jasno określić swoje cele gospodarcze na tym terenie. Informacje te zostaną przekazane niemieckiemu urzędowi skarbowemu, który otrzyma jednocześnie najważniejsze dane związane z przedsiębiorstwem, jak i prowadzoną działalnością gospodarczą.
Jakie dane otrzymuje niemiecki urząd skarbowy?
Oprócz powyższych informacji do urzędu skarbowego w Niemczech przekazane muszą zostać dokumenty firmy, czyli dokładnie wpis do ewidencji działalności gospodarczej, numer regon, numer NIP w kraju, w którym przedsiębiorstwo posiada główną siedzibę firmy. Poza tym obowiązkowe jest przekazanie niemieckiemu fikusowi informacji o liczbie zatrudnianych pracowników, okresie, w którym będą wykonywane usługi, realizowana umowa o dzieło na terytorium Niemiec, o profilu przedsiębiorstwa, o lokalu, siedzibie, pomieszczeniach biurowych, halach, magazynach. Poza tym niemiecki urząd skarbowy będzie potrzebował od polskiej firmy danych i adresu pobytu osoby, która reprezentuje firmę na terenie Niemiec.
Dopiero na podstawie powyższych informacji, danych, a jednocześnie też dokumentów urząd skarbowy nadaje przedsiębiorcy niemiecki numer podatkowy i wydaje decyzję co do rodzaju podatku, jakie musi być odprowadzany przez przedsiębiorcę w Niemczech. Niemiecki Numer Identyfikacji Podatkowej jest obowiązkowy, jeśli chcemy prowadzić działalność na terenie Niemiec. Właśnie o niego musimy postarać się w pierwszej kolejności.
Księgowa i rachunkowa rejestracja w Niemczech
W Niemczech obowiązują przepisy dotyczące niemieckiego prawa handlowego oraz niemieckiego prawa podatkowego. To właśnie one określają obowiązek, który dotyczy prowadzenia księgowości w postaci ksiąg rachunkowych. Musi być w nich zawarte każde zdarzenie gospodarcze mające związek z prowadzeniem działalności gospodarczej na terenie Niemiec. Jak wygląda ta kwestia w praktyce? Przedsiębiorcy zobowiązani są do prowadzenia ewidencji księgowej oraz rachunkowej, składania cyklicznych raportów w formie okresowych podatkowych deklaracji o wysokości osiąganych obrotów. Zawsze z końcem roku kalendarzowego wymagane jest podsumowanie wszystkich powyższych zdarzeń gospodarczych i dokonanie zamknięcia roku.
Prawo handlowe – obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych
„Każdy przedsiębiorca w znaczeniu paragrafu 1-7 HGB jest zobowiązany do prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz do ujmowania w nich czynności prawnych i stanu majątku zgodnie z zasadami prowadzenia prawidłowej księgowości.” Podstawa prawna § 238 HGB.
Prawo podatkowe – obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych
„Kto zgodnie z ustawami innymi niż ustawy podatkowe prowadzi księgi oraz zapisy, które mają znaczenie ze względu na opodatkowanie, ten jest zobowiązany, co wynika z innych ustaw, do ich opodatkowania.” Podstawa prawna § 140 AO.
Paragraf 238 HGB
„Księgowość musi być tak prowadzona, aby w odpowiednim czasie umożliwiła ekspertowi będącemu osobą trzeci, uzyskać rozeznanie wśród zdarzeń handlowych oraz stanu przedsiębiorstwa. Powstawanie i rozwój zdarzeń handlowych musi być czytelne.” (§ 238 HGB)
Jeśli chodzi w tym wypadku o osobę eksperta, to jest on urzędnikiem skarbowym przeprowadzającym w ramach kontroli podatkowej również kontroli prowadzonej księgowości.
Roczny bilans
Jak już zostało wspomniane w artykule, przedsiębiorcy mają obowiązek zamknięcia roku. Jest to jednocześnie rozliczenie firmy z dochodów, które osiągnęła, ale też z podatków, które musi zapłacić. Nawet jednoosobowa firma musi wywiązać się z obowiązku zamknięcia roku. Tworzony jest w tym wypadku dodatkowo roczny bilans, który oparty jest o wpływy i poniesione wydatki danego przedsiębiorstwa w ciągu 12 kolejnych miesięcy roku kalendarzowego.
Występują sytuacje, kiedy to dane przedsiębiorstwo nie zapłaciło żadnych podatków w czasie roku. Koniec roku jest okresem, w którym należy się koniecznie wywiązać z danego obowiązku. Taka sytuacja może mieć miejsce na przykład, gdy w czasie całego roku firma płaciła zaliczki, które w końcu okazały się za niskie w porównaniu do osiągniętych rocznych obrotów. Na koniec roku firmy, w których podobna sytuacja miała miejsce, zobowiązane są do dopłacenia brakującego podatku.
Dokładne przepisy, które dotyczą zamknięcia roku (bilansu rocznego) są zawarte w § 242 HGB. W myśl tych przepisów każdy przedsiębiorca zobowiązany jest do sporządzenia na początku swojej działalności gospodarczej oraz na końcu każdego kalendarzowego roku zamknięcia roku. Jest to obowiązkowe odzwierciedlenie proporcji jego majątku do zadłużenia.
Koniec roku dla każdego przedsiębiorcy stanowi konieczność zestawienia dochodów i wydatków, czyli dokonania rachunku zysków i strat.
Księgi rachunkowe
Jeśli chodzi o księgowanie w firmach niemieckich musi ono być ujęte w co najmniej dwóch księgach. Do najważniejszych ksiąg rachunkowych, jakie zostało wyróżnione przez prawo niemieckie, należą: księga główna, dziennik oraz księgi pomocnicze. Co ważne, w przypadku kontroli księgowej, może zostać zażądana od przedsiębiorcy każda z powyższych ksiąg rachunkowych. Przedsiębiorca zobowiązany jest do ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych. Dokumentami ewidencyjnymi są księgi rachunkowe.
Księgi rachunkowe – dziennik
Wszelkie zdarzenia gospodarcze muszą być ujęte w dzienniku w sposób chronologiczny. Musi znajdować się w nim numeracja, data, kwota, dowód księgowy, objaśnienie oraz kontowanie. Dziennik uważa się za przekaz księgowy dotyczący przenoszenia księgowań z dziennika do księgi głównej.
Księgi rachunkowe – księga główna
W księdze głównej, która zwana jest potocznie arkuszem bilansowym wprowadzane są księgowania z dziennika. Na początku każdego roku gospodarczego konta aktywów zostają otwarte w księdze głównej stanem końcowym roku poprzedniego. Na końcu roku gospodarczego natomiast są zamknięte za pomocą SBK -konta zamknięcia bilansu. Również przy pomocy księgi głównej wprowadza się porządek poszczególnych zdarzeń gospodarczych.
Księgi rachunkowe – księgi pomocnicze
Można wyróżnić wiele ksiąg pomocniczych stanowiących objaśnienie kont księgi głównej. Zaliczamy do nich: rachunek bieżący, księgę magazynową, księgę płac, księgę środków trwałych, księgę rachunku bankowego, księgę kasową czy też księgę rozliczeń międzykasowych zawierającą faktury.
Polska firma w Niemczech – podsumowanie
Pomimo, że Polacy mają otwartą furtkę do legalnego zatrudnienia w Niemczech, zainteresowanie samozatrudnieniem u naszych zachodnich sąsiadów jest coraz większe. Z roku na rok zakładanych jest na terenie Niemiec ponad 170 tysięcy polskich firm, które są zupełnie nowymi firmami lub oddziałami firm z siedzibą w Polsce. Samozatrudnieniem w Niemczech warto zainteresować się z uwagi korzyści finansowych, ale też relatywnie prostej procedury zakładania firm. Poza tym na szczególną uwagę zasługuje w Niemczech system świadczeń publicznych, ubezpieczenia, a i w kwestiach podatkowych można znaleźć tutaj atrakcyjne rozwiązanie dla siebie.
Samozatrudnienie jest doskonałym rozwiązaniem dla pracowników z Polski, którzy mają chęć na zdecydowanie wyższe zarobki niż w rodzimym kraju. W tym celu konieczne jest jednak zarejestrowanie działalności gospodarczej. Można dokonać tego zarówno w Polsce, jak i w Niemczech. Kolejno posiadać zlecenie od niemieckiego zleceniodawcy i rozpocząć działalność.
W ramach rejestracji z uwagi na obcy system poleca się skorzystać z usług specjalnych firm doradczych, które od A do Z zajmują się pomocą dla polskich przedsiębiorców, a co więcej, udostępniają adres do rejestracji firmy. W świetle braku znajomości języka niemieckiego, ale też chęci przeprowadzenia szybkiej i sprawnej rejestracji polskiej firmy w Niemczech udanie się do usługodawcy świadczącego powyższe usługi okazuje się najlepszym ze sposobów na założenie działalności gospodarczej.
Na szczególną uwagę zasługuje fakt, że odliczając wszelkie koszty, osoba samozatrudniona zarabia zdecydowanie więcej, niż świadcząc te same usługi, ale będąc zatrudniona na zasadach stosunku pracy. Jak widać to opłacalne rozwiązanie. Tym bardziej jeśli mówimy o regionie Niemiec, gdzie mamy do czynienia z mocno rozwiniętą gospodarką.
W przypadku Niemiec rzeczywiście na pierwszy rzut oka mogą odstraszać przepisy prawa podatkowego. Osoby decydujące się tutaj na samozatrudnienie mają obowiązek rozliczania się z urzędem skarbowym na terenie Niemiec. Rozliczać można się samemu lub zlecić rozliczenie podatkowe doradcy podatkowemu. W drugim przypadku mamy wówczas więcej czasu na dokonanie tej czynności. Należy pamiętać, że pracując w Niemczech na zasadzie samozatrudnienia, należy bezwzględnie przestrzegać przepisów podatkowych, jakie obowiązują na terenie państwa. Osoby te odpowiadają za rozliczenie się z urzędem skarbowym tak samo jak w Polsce. Ponoszą odpowiedzialność za terminowe rozliczenie, jak również odprowadzanie podatków.
Firmy zarejestrowane w Polsce zanim podejmą zlecenia od niemieckich zleceniodawców zobowiązane są do rejestracji podatkowej w niemieckim urzędzie skarbowym. Wówczas firmie nadany zostaje specjalny numer identyfikacji dla celów podatkowych. Po wykonaniu zlecenie firma musi rozliczyć się z niemieckim fiskusem, ponieważ osiągnęła dochody na terenie Niemiec.
Podsumowując, Polacy mają dwie możliwości wyboru, chcąc osiągać dochody w Niemczech. Mogą wybrać rejestrację polskiej firmy w Niemczech lub zarejestrować nową firmę w Niemczech. Wybór zależny jest oczywiście od wielu czynników, dlatego trudno jednoznacznie stwierdzić, która forma będzie korzystniejsza. W ramach pomocy w podjęciu decyzji warto zwrócić się do firmy doradczej, która oceni sytuacje, oczekiwania i doradzi odpowiednie korzystne rozwiązanie, które będzie oczywiście indywidualne dla każdej z osób, która zwraca się o taką pomoc.
